NÃO SE AFOGUE NOS E-MAILS

ELES TOMAM 28% DO TEMPO DOS EXECUTIVOS

Segundo o McKinsey Global Institute (braço de pesquisa da consultoria McKinsey), os executivos americanos gastam 28% do expediente lendo e respondendo e-mails (uma média de 70 por dia). O cérebro humano precisa de 67 segundos para recobrar a atenção depois da leitura de um e-mail, diz estudo da SaneBox, empresa especializada na gestão de correio eletrônico. Não é de estranhar que 75% dos entrevistados de uma pesquisa da consultoria Vision Critical considerem o e-mail “hostil” e “improdutivo”. Segundo a consultora de tecnologia Alexandra Samuel, autora do livro Work Smarter, Rule Your Email (“Trabalhe com mais inteligência, domine seu e-mail”), algumas táticas podem reabilitar o e-mail como ferramenta de produtividade. “A primeira medida: devemos ser seletivos. Não só selecionar o que ler e responder, mas também quando”, diz. Suas dicas:

1) Filtro. Para quem já perdeu um e-mail importante no turbilhão de newsletters e de mensagens publicitárias, a sugestão de Alexandra é mandar os e-mails promocionais a uma pasta específica. “Crie um filtro no e-mail que busque termos de uso frequente nesse tipo de comunicação, como ‘para se descadastrar, clique aqui’.” Crie filtros e pastas próprias também para e-mails de amigos e familiares.

2) Avisos automáticos. A aflição de checar o inbox a cada cinco minutos pode ser mitigada com a criação de uma regra na caixa de e-mail que encaminhe mensagens de algumas pessoas na forma de texto SMS para o celular.

3) Topo de lista. O medo de o e-mail do chefe se perder na enorme pilha de mensagens não lidas tem solução. “No Outlook, crie uma regra que sinalize o e-mail do chefe”, diz a autora. No Gmail, crie uma regra que classifique a mensagem da chefia como ‘importante’.

4) Gerenciador de tarefas. Por fim, uma dica sobre o que não fazer no e-mail. Muita gente envia a si mesma mensagens com a lista de coisas a fazer no dia seguinte. Isso só entope a sua caixa. “E-mail é um mau gerenciador de tarefas”, diz ela.

Fonte:http://epocanegocios.globo.com/Inteligencia/noticia/2014/06/nao-se-afogue-nos-e-mails.html