CINCO DICAS PARA MANTER O FOCO E NÃO DISPERSAR
FAÇA SUAS HORAS RENDEREM APESAR DO TELEFONE, DO WHATSAPP, DO FACEBOOK, DOS COLEGAS, DO CHEFE...
Você está estressado. E quem não está? Vivemos no modo “multitarefa”, tentando dar conta das urgências, que aumentam ao longo do dia.
Josh Davis, Ph.D., autor de Two Awesome Hours: Science-Based Strategies to Harness Your Best Time and Get Your Most Important Work Done (Duas Horas Fantásticas: Estratégias de Base Científica para Concluir seu Trabalho mais Importante), não acredita que a vida deva funcionar assim. Não deveríamos nos acostumar a esse círculo vicioso, de trabalhar, trabalhar e trabalhar para ter cada vez mais trabalho para ocupar o dia.
Ele afirma que a eficiência é uma métrica válida para máquinas e computadores. Nós temos cérebros e corpos e operamos de acordo com necessidades biológicas. A medida certa para a performance humana, portanto, não é eficiência. É efetividade.
O consultor Julio Sergio Cardozo, ex-presidente da Ernst & Young e professor da FGV, dedicou um artigo publicado no Linkedin à dificuldade de manter o foco no dia a dia de trabalho. “É o telefone que toca, e-mails que não param de chegar, notificações do Face[book], do ZapZap [WhatsApp], colegas que falam o tempo todo, reuniões intermináveis, o chefe que te chama e vai por aí afora.”
A seguir, algumas sugestões de Josh Davis e Julio Sergio Cardozo para manter o controle sobre suas tarefas diárias – e não se deixar atropelar por elas.
1. Diga “não” ao chefe
“Não tem jeito, você precisa impor limites e evitar essas interrupções”, afirma Cardozo. A falta de concentração é prejudicial para o seu desempenho pois afeta diretamente a produtividade no trabalho. Por isso, ele sugere que mesmo quando o chefe o chamar, você o lembre educadamente que está tentando finalizar as tarefas no prazo. “Mostre que ao atrasar, o trabalho dele também ficará comprometido.”
2. Dê uma pausa – e pense – entre uma tarefa e outra
Em seu livro, Josh Davis afirma que o momento em que concluímos uma tarefa é uma oportunidade de ser produtivo. “Se agirmos no piloto automático, alheios ao tempo e ao ambiente ao redor, ficamos vulneráveis às tarefas urgentes ou fáceis de serem realizadas”, diz. Um exemplo: você termina um trabalho e sua cabeça já começa a enviar o comando para checar sua caixa de entrada do Outlook. Se o fizer sem pensar, o tempo tende a passar sem que você sinta. Antes de mudar para a atividade seguinte, pare. Esse é um momento de decisão, segundo Davis. “Faça uma pausa para refletir sobre as verdadeiras prioridades”. E só então comece de novo.
3. Só atenda as ligações urgentes
Quando o problema é o telefone, Julio Sergio Cardozo sugere que a pessoa escolha quais ligações deve atender. “Priorize aquelas que são urgentes e as demais ignore.” Simples assim. “Quem estiver te ligando vai deixar recado e depois você retorna.”
Deixe para entrar no Facebook em um outro momento (quando estiver em casa, de preferência) e só interaja no WhatsApp se o assunto for trabalho.
4. Selecione dois momentos – e só – para ler os e-mails
Cardozo afirma que o ideal é escolher um horário pela manhã e outro à noite para responder a todas as mensagens de e-mail. Ao longo do dia, concentre-se nas tarefas que precisam ser realizadas.
5. Encurte as reuniões
Se puder evitar reuniões improdutivas, evite. “Se não puder, organize sua agenda para que esse tempo não interfira nas tarefas”, diz Cardozo. Contribua para que a reunião não se prolongue. Para isso, seja objetivo e não divague sobre temas alheios à pauta. “Mostre aos participantes que quanto mais eficiente esse encontro for, melhor será para todos”. O consultor conta que usa um estratagema para encurtar a duração das reuniões:” deixo todo mundo em pé!”.
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